Az Admin/Szemeszterek menüpont alatt vehetjük fel a zárás/bizonyítvány írás időszakokat - hogy a kollégák le tudják zárni a tanulókat.

Két új időszakot kell felvenni a félévzárási teendőkhöz:

• zárás - amely intervallumban a _szaktanár_ az osztályozó naplóban zárójegyet írhat be
• bizonyítvány írás - amely intervallunban az _osztályfőnök_ a magatartás és szorgalom jegyeket rögzíthetik. (Ez tipikusan bővebb, mint a zárási időszak)

A konferenciák után a bizonyítvány írás következik. A konferencián történt módosításokat kell először átvezetni (esetleg elmaradt lezárások pótlása, hibás jegyek javítása, magatartás/szorgalom jegyek véglegesítése). Ez után foghatnak az osztályfőnökök a bizonyítványok írásához. Ehhez célszerű az Osztályozó napló/Tárgysorrend alatt a megfelelő tárgysorrendeket kialakítani (bizonyítvány nevű sorrend). Az Osztályozónapló/Bizonyítvány nézetben diákonként látjuk a jegyeket és az éves óraszámot - ez talán a legjobban használható oldal a bizonyítványok kitöltéséhez.

Vigyázzunk a hiányzási adatokkal - az utolsó napokban is változhat - kellemetlen, ha a bizonyítványban kell javítani…

Jegyek beírása után összeolvasással (bizonyítvány, anyakönyv, elektronikus napló) ellenőrizzük az adatok helyességét! Fontos lépés, ne hagyjuk ki! Igen kellemetlen, ha a kinyomtatott, illetve az elektronikus napló adatai eltérnek a kitöltött bizonyítvány adataitól.

Csak akkor fogjunk hozzá a nyomtatáshoz, ha az adatokat ellenőriztük! Nagymennyiségű papírhulladéktól kímélhetjük meg magunkat ezzel…

Két fö dokumentumot nyomtathatunk ki: a haladási naplót és az osztályozó naplót.

A haladási naplóhoz szét kell osztanunk a több osztályt is érintő tanköröket, hogy melyik osztály naplójában jelenjenek meg az óráik (Nyomtatás/Tankör naplóhoz rendelése).

Fontos a helyes Osztályozó napló/tárgysorrend beállítása is, mert az első oldalakon csak 6 oszlopnak van hely (ld: GYIK).

A tanév lezárása (Admin/Tanévek/Tanév lezárása) több külön-külön is elvégezhető lépést takar:

1. Végzős tanulók jogviszonyának lezárása
2. Végzős tanulók osztályokból való kiléptetése
3. Végzős tanulók tankörökből való kiléptetése
4. Végzős tanulók azonosítóinak törlése
5. A tanév adatbázisának lezárása (csak olvasható lesz).

Ez utóbbi lépés után a többi már nem végezhető el, csak ha újra megnyitjuk a tanévet.

A tanév lezárásával párhuzamosan mindenképp fontos, hogy előkészítsük a következő tanévet. Minden, ami előre tudható, jó ha minél hamarabb rögzítésre kerül a naplóba:

1. Új tanév felvétele, dátumok pontosítása a tanév rendje rendelet szerint
2. Éves munkaterv inicializálása (ehhez a helyes nyitó és záródátumok, valamint annak ismerete kell, hogy hány hetes órarenddel fog működni az intézmény (A-hét, B-hét pl.). A munkarendbe a központilag előírt szünetek előre felvehetők, valamint a mozgó ünnepek (húsvét, pünkösd…). A többi gondolom az év elei értekezleteken fog eldőlni.
3. Új osztályok felvétele, osztályfőnökök kinevezése
4. Új diákok felvétele (osztályonként) - akár a beiratkozás előtt, a beíratkozáskor pontosítva az adatokat - a néhány kimaradót utólag könnyen törölhetjük
5. Felmenő tankörök óraszámainak ellenőrzése, tanárváltások adminisztrálása
6. Új tankörök felvétele, óraszámokkal, tanárokkal, esetleg névsorral (ha már tudható)
7. Tankörcsoportok, tankörblokkok létrehozása (tanév függő!)