Tanévek kezelése

Új tanév felvételéhez először a tanév jelét kell felvenni. Ez a tanév első tanítási napjának éve legyen.

A második lépés a tanév szemesztereinek (féléveinek) felvétele. Egy szemesztert a szemeszter első és utolsó tanítási napjának megadásával definiálhatunk (tehát zárt intervallumként adjuk meg a szemeszter időszakát). Egy szemeszter három féle státuszban lehet:

1. tervezett - Azt jelenti, hogy hivatkozhatunk erre a tanévre, de még nem tartozik hozzá adatbázis.
2. aktív - épp használatban lévő, saját adatbázissal rendelkező tanév (a saját adatbázisban tároljuk például a konkrét hiányzások adatait, vagy az év közben szerzett jegyeket és még sok egyéb, csak az adott tanévhez kapcsolódó adatot).
3. lezárt - egy adatbázissal rendelkező, de már nem módosítható tanév.

A szemeszterek új tanév létrehozásakor tervezett státuszúak lesznek. A tanév megnyitásával, illetve lezárásával kerülnek aktív, illetve lezárt állapotba.

Ha egy konkrét, már létező tanévet választunk ki, akkor lehetőségünk van a tanév szemesztereinek módosítására (pontosabban kezdő és záró dátumainak módosítására) és törlésére. Vigyázzat! Ez a funkció nem változtatja meg a éves munkatervet, így az első és utolsó tanítási nap megváltoztatása esetén a munkaterv is hibás lesz. Jobb tehát ezzel a lehetőséggel csak tervezett státuszú tanév esetén élni.

Úgy is mondhatnánk: a tanév aktívvá tétele. Két esetben használhatjuk:

1. Ha a tanév még csak tervezett státuszban van, akkor (a megfelelő MySQL felhasználói azonosító és jelszó ismeretében) aktívvá tehetjük, létrehozva a szükséges tanév adatbázist.
2. Ha egy tanévet korábban lezártunk, de valamilyen módosítást mégis el kell végeznünk rajta, akkor újra megnyithatjuk - ekkor nincs szükség MySQL azonosítóra és jelszóra.

Egy aktív tanévet akkor zárhatunk le, ha

1. A tanév utolsó tanítási napján már túl vagyunk
2. Az általunk megadott „tanév lezárás dátum” is a tanév utolsó tanítási napja utánra esik. Alaphelyzetben a program ezt a dátumot az utolsó tanítási nap után 7 nappal határozza meg, de szabadon változtathatunk a dátumon.

A tanév lezárásához szorosan kapcsolódik néhány - innen közvetlenül nem elérhető - feladat, funkció:

• A befejezett tanév haladási- és osztályozónaplóit nyomtassuk ki minél hamarabb!
• Még fontosabb az adatok mentése és archiválása
• A következő év indításához érdemes a felmenő tankörök következő évi óraszámait rögzíteni!
• A már tudható osztály váltásokat végezzük el a lezárás előtt.

A tanév lezárás több lépésből áll. Ezeket a lépéseket külön-külön is végrehajthatjuk egészen addig, amíg a tanév státuszát lezárt-ra nem állítjuk (utolsó pont). Ezek után már csak akkor férhetünk a tanév lezárás lépéseihez, ha újra megnyitjuk a tanévet.

Végzősnek tekintünk egy tanulót, ha az osztályai közül a legkésőbb lezárulónak végző tanéve épp a kiválasztott tanév. a tanulói az in Előfordulhat, hogy egy diák épp végez egy osztályban, de tovább fog menni egy másik osztályba. Ha az új osztályba előre felvesszük, akkor a program nem fogja végzősnek tekinteni.

Az is megtörténhet, hogy egy intézményben egy teljes osztályról tudható, hogy a tanulói mind jogviszonyban maradnak az iskolával (egy másik osztályban) - ilyen lehet például egy nyelvi előkészítőt végző osztály. Ilyen esetek miatt van lehetőség arra, hogy megjelöljük azokat az osztályokat melyek diákjai valóban elhagyják az intézményt.

A tanulói jogviszony lezárása maga után vonja a következőket is:

• A tanulót a megadott dátummal kiléptetjük a tanköreiből
• A tanulót a megadott dátummal kiléptetjük az osztályaiból

(Ha év közben szüntetjük meg egy diák jogviszonyát, akkor a megadott dátum utáni hiányzások és jegyek törlését is elvégzi a program, de jelen esetben csak a tanév vége utáni dátummal lehet lezárni a tanévet.)

Tanév lezárásakor a végzős osztályokat le kell zárni. Ennek lépései:

• Az osztály tagjainak kiléptetése az adott dátummal (függetlenül attól, hogy végzősek-e a diákok)
• Az osztály osztályfőnöki megbizatásainka lezárása az adott dátummal.
• Az érintett osztályfőnökök osztályfőnöki munkaközösségből történő kiléptetése, ha más osztályban nem osztályfőnökök

A program lekérdezi a megszűnt jogviszonyú tanulókat (nem csak a most lezártakat!) és ezek szüleit, majd törli a hozzájuk tartozó felhasználói azonosítókat. Vigyázat! Az egyéb ilyenkor szükséges tennivalókat (pl. home könyvtárak mentése, törlése) a program nem végzi el!

A szülők esetén a program nem törli azokat a szülői azonosítókat, mely hozzá vannak rendelve valamely jogviszonyban lévő, vagy felfüggesztett jogviszonyú tanulóhoz (egész pontosan: statusz in ('jogviszonyban van','magántanuló','vendégtanuló','jogviszonya felfüggesztve')). Az accountok törlése mellett a program a szulo tábla userAccount mezőjét is NULL értékre állítja.

Ezt a lépést akkor érdemes megtenni, ha a többi lépéssel már elkészültünk. Két funkciója van:

• A tanév adatbázisból lekérdezi a diákok hiányzási adatait (összes igazolt/igazolatlan hiányzások száma, késések száma, összesített hossza percben szemeszterenként) és eltárolja az intézményi adatbázisba.
• A tanév státuszát lezárt-ra módosítja.