Gyakori probléma az iskolákban, hogy a szaktanárok fogadóóráján káosz alakul ki: egyes tanárok ajtaja előtt kígyózó sorok várnak, mások viszont „üresjáratban” vannak. Az is előfordul, hogy egy-egy beszédesebb szülő vagy tanár elcsúszik a rá kiszabott idővel, így a többi szülő kénytelenek várakozni.
Ezt a helyzetet (is) igyekszik a napló humánusabbá tenni: a szülőknek lehetőségük van a gyermeküket tanító tanárokhoz előre megadott dátumra, előre megadott időpontra időpontot foglalni (akárcsak a különféle „nagy” hivatalokban…)
Első lépés, hogy meg kell állapítani, mennyi is legyen a fogadóórán egy vizit hossza (alapértelmezésben 10 perc). A megadott érték 60 valamely pozitív osztója kell legyen! Módosítani a /var/mayor/config/module-naplo/config_[iskolarovidneve] állományban lehet.
Ezek után a mayoradmin vagy a vezetőség a Napló/Fogadóóra menüpontban kijelöli a soron következő fogadóóra időpontját, időtartamát (tanáronként állítható) és helyszíneit.
Fontos adminisztrátori teendő még a „Fogadóóra jelentkezés” időszak létrehozása a Napló/Admin/Szemeszterek menüpontban. Ez az az időszak, amikor a szülőknek lehetőségük van az időpontfoglalásra. Az időszak végének meghatározását jól fontoljuk meg, mivel az időszak lejárta után a szülő nem tudja megnézni, hogy kihez mikorra jelentkezett!
A „Fogadóóra jelentkezés” időszakban a szülők a saját felületükön a Napló/Fogadóóra menüben választhatják ki, hogy mely időpontra, melyik (gyereküket tanító) tanárhoz foglalnak maguknak időpontot. A már lefoglalt vizitek passzívak, így a keveredés kizárva.
A tanárok a saját felületükön a Napló/Fogadóóra menüpontban már láthatják, ki jelentkezett be hozzájuk (és természetesen mely időpontra). A szülők neve mögött szerepel a gyerek neve is, a könnyebb azonosíthatóság kedvéért.
A fogadóóra tényleges időpontját elérve a lista nyomtatható:
tudja nyomtatni (utóbbit pl. a terem ajtókra ki lehet függeszteni).
A fenti módszert követve gyorsabb, követhetőbb a fogadóórák rendje és lezajlása, jobban szabályozhatók az elhúzódó, késő estékbe nyúló megbeszélések, a tanárok „lyukas”, be nem táblázott időpontjaikban pedig fogadhatják a be nem jelentkezett szülőket.