Beiratkozás

A beiratkozás az egyik legfontosabb adminisztratív esemény () egy iskola életében. A napló használatával egyszerűsíthető, legalábbis kevesebb lépcsőben valósítható meg ez az adafelvétel miatt kényes lépés. Az iskola hagyományait és lehetőségeit figyelembevéve rengeteg változat képzelhető el erre, egy lehetséges megoldást vázolok.

A beiratkozás általában nem egyemberes feladat. Azokat a géphasználatban jártas Kollégákat, akik segédkeznek, célszerű ideiglenesen a titkarsag csoportba felvenni (Felhasználói adatok - Csoportok keresése). Ezzel a diákok adatainak módosításához, felvételéhez jogot kapnak.

A beiratkozó diákok csak a következő tanévtől kerülnek be ténylegesen a naplóba, ezért meg kell nyitni a következő tanévet (Admin - Tanévek)

A felvételt nyert tanulók adataiból készítsünk egy tabulátorokkal tagolt, UTF8 kódolású csv állományt a következő fejlécekkel:

oId viseltCsaladinev viseltUtonev nem kezdoTanev kezdoSzemeszter statusz

* oId =oktatási azonosító 
* kezdoTanev = 2011
* kezdoSzemeszter = 1
* statusz = felvételt nyert

A kész állományt töltsük fel valamilyen módon a naplót futtató szerverre, majd az Admin menüpontban emeljük be a diak táblába.

Az Intézményi adatok menüben kiválasztjuk a következő tanévet, majd a Diákok menüben a „Felvételt nyert” csoportban jelennek meg az újoncok. Az oldal háttere zöld, ezzel is kiemelve a státuszt. Az adatokat értelemszerűen kitöltjük, majd a megfelelő dátummal a jogviszonyát rendezzük.

Ez a módszer biztonságosan előkészített, egyes intézményekben speciális okok miatt az osztályba sorolás később valósul meg.

A naplóból a későbbiek során tetszőleges adatokat lehet kinyerni – beiratkozási naplóhoz, statisztikához, egyéb nyilvántartáshoz.

A beiratkozás után ne maradjon el a jogviszony váltás, egyeztetett dátum szerint!

Lehetőség van arra is, hogy előzetes adatfeltöltés nélkül vegyük fel az új diákokat. Ilyenkor a Diák lapon (a tanév és az osztály kiválasztása után) a Bekerülés módja mezőnél a Felvétel osztályba sort választva azonnal az osztályába is léptethető a diák.

Érdemes egyeztetni a vezetőséggel, gazdasági irodával, titkársággal, könyvtárral, stb., hogy milyen adatokra van szükség az egyéb nyilvántartásokhoz. A napló rengeteg adatot kezel, ezek egy része kötelezően megadandó, más részükkel azonban óvatosan, megfelelő diszkrécióval kell bánni (elvált szülők, fogyatékosság, szociális helyzet, stb.).

Feltétlenül javasolt ellenőrizni (eredeti dokumentumok alapján):

• diák neve, születéskori neve, második (harmadik) utónév, külföldi diákoknál melyik a vezeték- és melyik az utónév;
• jár-e testvére az iskolába, hiszen ilyenkor a szülői hozzárendelés egyszerűsödik;
• édesanyja neve, különös tekintettel a második (harmadik) utónévre;
• állandó lakcím vs. tartózkodási cím (a Fenntartók az állandó lakcím szerint adják-veszik a normatívát, ez mindenképp kell, de pl. értesítési cím miatt szükség lehet a „tényleges” címre is);
• email címeket érdemes a szülőktől begyűjteni (ha hozzájárul), hogy az azonosítók kiküldéséhez fel lehessen használni;

Ha van rá szabad erőforrás és használja az iskola a Képek a naplóban funkciót, el lehet készíteni a diákokról a fotókat - bár a tapasztalat szerint nem mindig a diák jelenik meg a beiratkozáson, így ezt talán érdemes az első szeptemberi napokra hagyni…

Az ideiglenesen a titkarsag csoportba felvett Kollégákat vegyük ki a csoportból!

Az új diákok osztályba sorolásáról ne feledkezzünk meg (ha nem közvetlenül osztályba vettük fel őket)!

Ha előzetes adatfeltöltéssel dolgoztunk, nézzük át a listát, nem maradt-e benne olyan diák, aki nem iratkozott be! Ha találunk ilyet, járjunk utána, mi az oka az elmaradásnak: elfeledte az időpontot, esetleg mégis másik iskolába ment, vagy egyéb okok miatt nem jelent meg. Ha nem az iskolába fog járni, töröljük az adatbázisból!